Per ottimizzare questo tipo di sforzi è quindi importante gestire con grande oculatezza la comunicazione visiva per l'ufficio, avendo cura di scegliere gli strumenti ideali per portare a compimento questo importante compito, acquistando a titolo di esempio lavagne e planning per riunioni che consentano di scrivere semplicemente utilizzando un pennarello.
Anche bacheche e pannelli per ufficio possono semplificare la comunicazione tra colleghi durante una riunione, soprattutto, dal momento in cui gli stessi possono essere utilizzati per prendere nota di informazioni importanti con un semplice pennarello, semplificando di molto il lavoro svolto, senza nemmeno aver bisogno di apparecchi elettronici.