Durante questi incontri di lavoro è quindi importante preoccuparsi di ospitare i propri clienti in un ambiente all'altezza delle aspettative, attrezzandosi con tutti gli strumenti fondamentali per presentare una sala riunioni ben sistemata, senza trascurare la scelta delle sedie e degli strumenti multimediali attraverso i quali comunicare.
In questo senso, l'uso di un proiettore con tanto di lucidi può essere una soluzione semplice ed intuitiva, considerando come questa accoppiata consenta anche di integrare delle informazioni durante la presentazione, munendosi solamente di un semplice pennarello indelebile da utilizzare su questi versatili fogli trasparenti, che possono poi essere sostituiti od utilizzati nuovamente con un semplice gesto.