Per essere organizzata nel migliore dei modi, però, una conferenza deve mettere bene in evidenza quelli che sono i vari ruoli dei partecipanti, in modo particolare ponendo l'accento sull'identità dei singoli individui, che debbono essere riconoscibili attraverso dei portanomi e portabadge, giacché è molto difficile ricordarsi esattamente dei nomi e dei ruoli delle singole persone.
Durante un incontro di lavoro, d'altro canto, deve anche essere possibile ottenere un buon livello di ascolto e di attenzione, risultato questo che si è può difficilmente ottenere, senza ricorrere a moderni sistemi di comunicazione visiva che permettano di trasmettere al meglio concetti e spiegazioni a chi è presente.